Hallo, es freut mich sehr, dass du heute auch wieder eingeschaltet hast, um dir etwas zum Thema Produktivitätssteigerung anzuhören. Wie, du bist nur deswegen hier, weil du nicht wusstest, was dieses Parkinsonsche Dingsbums da ist? Gut. Dann würde ich dir das erklären. Allerdings ein klein wenig ernster. Denn auch wenn der Clown die wichtigste Mahlzeit des Tages ist, dann ist das auf Dauer doch etwas anstrengend.
Im Jahr 1955 hat ein britischer Soziologe namens C. Northcote Parkinson das Parkinsonsche Gesetz aufgestellt. Er hat das damals getan, als es um Bürokratie-Wachstum ging. Und das Parkinsonsche Gesetz lautet: work expands so as to fill the time available for its completion. Und auf Deutsch wäre das: Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. Parkinson hat dafür ein Beispiel aufgestellt von einer älteren Dame, die einen Tag dafür braucht, um ihrer Nichte eine Postkarte zu schicken, während eine vielbeschäftigte Dame im Büroalltag dieselbe Aufgabe in wenigen Minuten erledigt.
Das bedeutet also, je mehr Zeit vorhanden ist, desto länger ist auch die Zeit, die man benötigt, um die Aufgabe zu erledigen. Und das unabhängig davon, wie das Resultat genau sein soll. Das liegt oft daran, dass wir bei der Berechnung der Zeit, die wir für eine Aufgabe benötigen, zusätzlichen Puffer oder Sicherheit einbauen oder uns auch keine proaktive Deadline setzen und uns sehr gerne in unserer Komfortzone aufhalten.
Gehen wir kurz auf diese drei Stichworte ein. Ich möchte das machen, indem ich dir eine Geschichte aus meiner Studienzeit erzähle. Ich habe Wirtschaftsinformatik studiert und wir mussten als Seminararbeit in einer größeren Gruppe ein Referat erstellen. Und zwar ging es insgesamt um das Thema Walt Disney. Wir haben die Aufgaben innerhalb unserer Gruppe unterschiedlich aufgeteilt. Die ersten Teilnehmer, darunter auch ich, mussten hauptsächlich Inhalte erzeugen, also bestimmte Themengebieten bearbeiten und abliefern. Wir hatten dabei einen Vorteil, den wir damals nicht so richtig gesehen hatten, nämlich: wir hatten von Anfang an eine fixe Deadline, bis wann wir fertig sein mussten. Und die war relativ kurz, da der Projektmanager, der sich dann auch in der späteren Gruppe befunden hat, die, die Präsentation erstellen, für sich etwas mehr Puffer haben wollte, um die Präsentation zu erzeugen. Hat dafür gesorgt, dass wir in der ersten Phase sehr schnell arbeiten mussten, was wir auch am Ende geschafft haben. Ob es das beste aller Resultate war, lässt sich natürlich schwer sagen. Aber wir waren innerhalb von zwei Wochen mit unserer Aufgabe fertig.
Danach kam die Gruppe dran, die die Ergebnisse zusammengefasst hat und daraus eine Präsentation erstellt hat. Die hatten sich unterteilt in zwei Kleingruppen. Die einen haben erstmal die Zusammenfassung erstellt und die abgegeben. Und danach kam dann die letzte Gruppe, die die Präsentation erstellt haben. Sie hatten zum Erledigen Ihrer Aufgabe sieben Wochen, da Sie davon ausgegangen sind, dass viel Unvorhergesehenes passieren kann und die Abstimmung mit dem Dozenten noch passieren darf.
Nach einer Woche waren sie eigentlich fertig mit der Präsentation, hatten dann aber nochmal sechs Wochen Zeit und kamen dann auf die Idee, dass die Präsentation sich so zusammenfügen soll, dass wenn alle Bilder reingeflogen sind, da das Gesicht von einem Donald Duck war. Hört sich an wie eine lustige Idee, das war es auch. Allerdings haben drei Personen vier Wochen lang jeden Tag zwei Stunden an einer PowerPoint-Präsentation gesessen, bloß damit die am Ende aussieht wie Donald Duck. Und das ist das Parkinsonsche Gesetz, wenn es nicht angewendet wird. Sie hatten sich viel Puffer eingeplant, sie hatten eine sehr späte Deadline, konnten die auch immer wieder nach hinten schieben, weil der Dozent damit einverstanden war. Und sie haben sich sehr in ihrer Komfortzone bewegt, denn es war angenehm, beschäftigt zu sein und etwas zu tun zu haben, ohne dass man im Stress ist.
Die große Frage ist jetzt aber: wie kannst du das Parkinsonsche Gesetz anwenden, um dadurch produktiver zu werden? Das Parkinsonsche Gesetz steht auch in naher Verbindung zum Pareto-Prinzip. Denn die letzten 20 Prozent der Aufgabe, also das Einfliegen-Lassen des Donald Ducks haben 80 Prozent der Zeit benötigt und dabei einen unverhältnismäßig kleinen Nutzen gebracht. Wenn wir uns also weniger Zeit geben, um eine Aufgabe fertigzustellen, zwingen wir uns damit dazu, Pareto anzuwenden. Zusätzlich verhindern wir Perfektionismus. Der Fokus auf die Aufgabe wird höher, weil wir Druck verspüren fertig zu werden. Und wir verhindern zusätzliche Komplexität, die wir nur hinzufügen, um uns selbst nicht zu langweilen.
Die ganz konkreten Vorgehensweisen, die du verwenden kannst, um das Parkinsonsche Gesetz einzusetzen, ist das Halbieren einer Deadline. Das hört sich auf den ersten Blick erstmal ziemlich erschreckend an. Du wirst aber überrascht sein, wie oft das funktioniert. Sollte es für dich schwierig sein, die Deadline so weit nach vorne zu ziehen, hast du auch die andere Alternative, nämlich bewusst erst nach der Hälfte der Zeit anzufangen mit der Aufgabe, womit du auch wieder deine Deadline halbiert hast. Nur deinen Endzeitpunkt hast du anders bestimmt. Wenn du bei Projekten bist, bei denen du überhaupt keine Deadline bekommst, weil sie zum Beispiel für dich selbst sind, wie das Launchen eines Podcasts, dann macht es Sinn, sich selbst Deadlines zu setzen.
Und wenn man diese immer wieder verschiebt, gibt es aus meiner Sicht zwei einfache und erfolgsversprechende Versionen, wie man damit umgehen kann. Das erste ist, indem man sich selbst überlegt, wenn ich eine Deadline einhalte, was waren die Rahmenbedingungen, unter denen das eingetreten ist? Wann ich dabei erfolgreich? Und dann versuche ich dieselben Rahmenbedingungen wiederherzustellen, auch wenn ich keine feste Deadline habe. Die Alternative dazu ist, indem ich sozialen Druck von außen aufbaue. Das funktioniert am einfachsten dadurch, indem du möglichst vielen Menschen erzählst, was du vorhast und bis wann du das erreichen möchtest. Und sie auch gerne dazu aufforderst, öfters mal nachzufragen, wo du gerade stehst. Mir jedenfalls ist es so peinlich, immer wieder zu sagen, dass ich noch nicht so weit bin, dass ich doch deutlich mehr Energie und Fokus in eine Aufgabe stecke, um sie rechtzeitig fertig zu bekommen, als wenn niemand davon weiß ich nur im stillen Kämmerlein vor mich hin mauschle.
Ich hatte während meines Studiums noch eine weitere Erfahrung mit dem Parkinsonschen Gesetz. Und zwar ging es dabei um meine Marketing-Prüfung. Marketing war jetzt nicht mein stärkstes Fach. Es war insgesamt bekannt als eine der einfacheren Prüfungen im Studium. Und da wir in diesem Semester viele andere Prüfungen geschrieben haben, habe ich beschlossen, mich mit einer sehr kurzen Vorbereitungszeit in die Marketing-Klausur zu begeben. Dann hat eine Staffel 24 die Vorbereitungszeit noch weiter verkürzt, so um ungefähr 24 Stunden, sodass ich am Ende nur noch drei Tage Zeit hatte, um den kompletten Stoff des Marketing-Unterrichts zu lernen. Meine Motivation damals in der Vorlesung war nicht sonderlich hoch, also hatte ich mehr oder weniger drei Tage Zeit, um von 0 auf 100 zu kommen. Eine sehr kurze Deadline. Ich habe sehr konzentriert und fokussiert gelernt, bin in die Prüfung gegangen, habe sie geschrieben und habe drei Wochen später erfahren, dass ich durchgefallen bin. Und mit was? Mit Recht.
Denn auch das Parkinsonsche Gesetz hat seine Grenzen. Und ich kann eine Deadline nicht beliebig weit nach vorne ziehen oder meinen Startzeitpunkt beliebig weit nach hinten stellen und immer noch davon ausgehen, dass ich ein gutes Ergebnis haben werde. Ich finde, hier kann man nochmal sehr gute Vergleiche zum Pareto-Prinzip ziehen. Wenn ich mir nur 20 Prozent der Zeit nehme, habe ich immer noch die Möglichkeit, 80 Prozent des Lernstoffs zu lernen. Wenn ich allerdings weniger Zeit habe, mache ich ein Pareto eines Paretos. Und wenn ich noch weniger Zeit habe, mache ich das Pareto eines Paretos eines Paretos. Und das ist mir wohl passiert.
Ich habe am Ende nur noch ungefähr ein bis vier Prozent Aufwand gehabt zum Lernen, weil mehr Zeit hatte ich einfach nicht und habe damit sicher 50 Prozent des Stoffs gut gelernt. Leider reichen mir 50 Prozent nicht zum Bestehen. Heute denke ich mir, das war eine gute Lektion, habe ich einiges bei lernen können. Damals habe ich die Sache anders gesehen.
Also wie kannst du das Parkinsonsche Gesetz anwenden? Du setzt dir bewusst Deadlines. Und diese Deadlines setzt du dir bewusst kurz. Noch ein Beispiel. Du möchtest ein Buch lesen. Du kannst das Buch innerhalb eines Monats lesen, indem du jeden Tag zwei Seiten liest. Du kannst aber das Buch auch in einer Woche lesen, indem du die Menge vervierfachst. Durch eine aggressive Deadline zwingst du dich selbst dazu, mehr Fokus und Aufmerksamkeit auf die Aufgabe zu legen und dich vor Ablenkung zu schützen. Zusätzlich kommt immer das Pareto-Prinzip dann dazu und hilft dir, die Aufgabe schneller zu erledigen. Achte aber dabei immer darauf, dass du die Deadline nicht zu ambitioniert kürzt, da du ansonsten vielleicht eine Marketing-Prüfung ablegen darfst.
Es gibt noch einen anderen Bereich, in dem das Parkinsonsche Gesetz zur Anwendung kommt. Auf jeden Fall denke ich, dass es das Parkinsonsche Gesetz ist. Und das ist bei Finanzen. Ist dir schon mal aufgefallen, dass deine Aufgaben proportional zu der Menge des verfügbaren Geldes zunehmen? Sprich, wenn du nicht von Anfang an Geld wegtust am Anfang des Monats, dann wird bei 80 Prozent der Menschen am Ende des Monats nichts mehr übrig sein. Das Vorgehen, um dagegen anzukämpfen, ist gleich, wie auch beim normalen Parkinsonschen Gesetz. Wir verkürzen die Deadline. In diesem Fall sorgen wir für eine künstliche Verknappung unseres verfügbaren Geldes, indem wir es am besten automatisch am Anfang des Monats auf ein separates Konto überweisen. Dadurch haben wir weniger Geld zur Verfügung und geben somit auch weniger aus. Falls dir noch weitere Beispiele einfallen, wo das Parkinsonsche Gesetz zutrifft, dann schreibe mir doch gerne einen Kommentar auf meiner Homepage und lass mich wissen, wo man diese wunderbare Gesetzmäßigkeit noch überall einsetzen kann.
Falls du in Zukunft keine Folge mehr verpassen möchtest, dann kannst du sehr gerne den Podcast abonnieren oder dich auf meiner Homepage zum Newsletter anmelden. Du erhältst dann immer eine E-Mail, sobald eine neue Folge erschienen ist. Jetzt wünsche ich dir einen wunderbaren Tag. Viel Erfolg mit dem Parkinsonschen Gesetz! Nutze es zu deinem Vorteil und verwende die dadurch frei gewordene Zeit, um dir deine Träume zu erfüllen. Ich wünsche dir alles Gute, bleib gesund. Ciao, dein Daniel.
Der Artikel hat mein Interesse dadurch geweckt, das ich mich erst einmal auf die falsche Fährte habe lenken lassen (Parkinson). Ich dachte an die Krankheit und nicht an ein Metool (Methoden und Tools).
Zum Thema, die Kunst besteht darin, den möglichst optimalen Punkt zu finden bis wann (in welchem Zeitrahmen) eine Aufgabe schnellstmöglich mit der erwarteten Qualität erledigt werden kann. Da braucht es ein gewisses Maß an Erfahrungswerten.
Hallo Bernhard, danke für deinen Kommentar. Du hast absolut Recht, wenn die Zeit zu sehr gedrückt wird, leidet die Qualität. Hier hilft dann die Erfahrung das richtige Maß zu finden.