Digitale Meetings

Heute möchte ich dir etwas zum Thema digitale Meetings erklären. Und zwar unterteilt in die Punkte Vorbereitung, wie man erreicht, was man sich vorgenommen hat, und wie man die anderen Teilnehmer mitnimmt. Fangen wir gleich an mit dem Punkt Vorbereitung. Hier geht es vor allem um die richtige Technik und auch um das Beherrschen der richtigen Technik. Es geht also darum, dass wir die Meeting-Software, die wir einsetzen, kennen müssen. Im Geschäftsumfeld sind aus meiner Sicht aktuell die wichtigsten Software-Lösungen Zoom, Teams, respektive Skype von Microsoft und WebEx.

Bevor ich also mit einem Meeting anfange, sollte ich auf jeden Fall meine Meeting-Software kennenlernen und auch richtig konfigurieren. Als erstes sollte ich hierfür immer das Mikrofon richtig einstellen. Das heißt, ich sorge dafür, dass die richtige Quelle ausgewählt ist in der Software und teste das auch. Hier ist wichtig, dass in einem Meeting, vor allem in digitalen Meetings die Tonqualität wichtiger ist als die Bildqualität. Sollte ich zuhause überhaupt kein Mikrofon haben und das Laptop-Mikrofon verwenden müssen, dann wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, zehn Euro in die Hand zu nehmen und mir ein günstiges und dennoch deutlich qualitativ besseres Mikrofon zuzulegen. Beim Mikrofon ist das auch noch besonders wichtig, dass ich sicherstelle, dass man weder meinen Lüfter oder meine Klimaanlage hört, noch dass wenn ich rede, es ein Echo gibt, das ich selber generiere.

So, wenn der Ton jetzt ordentlich ist, dann sollte ich meine Kamera einstellen. Auch hier muss ich wieder die richtige Quelle aussuchen, also welche Kamera verwendet wird und diese natürlich auch testen. Bei Kamerabildern ist es so, dass es deutlich mehr Punkte gibt, die ich berücksichtigen sollte als beim Mikrofon, also bei dem Audio.

Fangen an mit: was sieht der andere? Dazu gehört als erstes auch mein Hintergrund. Ist der Hintergrund so, wie ich ihn möchte? Das ist vor allem dann wichtig, wenn ich im Home-Office sitze unter hinter mir vielleicht mein Wohnzimmer ist oder ein großes Aktbild, das mich selber zeigt. Und ja, ich habe das schon erlebt. Jetzt ist es für ein Meeting nicht richtig praktikabel, mir eine komplett neue Wand zuzulegen. Oder doch? Ich kann nämlich tatsächlich relativ einfach mir einen Klapphintergrund kaufen. Diese werden in der Regel von Fotografen verwendet, lassen sich auf ungefähr einen Meter Durchmesser zusammenklappen und können ausgeklappt so zweimal 1,50 Meter abdecken. Wenn ich diesen hinter mir aufstelle, habe ich in der Regel einen komplett einheitlich weißen oder schwarzen Hintergrund. Und das sieht dann schon sehr ordentlich aus.

Das nächste ist: was sieht der andere, was sehen die anderen von mir? Und was möchte ich, was sie sehen? Die einfachste Regel hierfür ist, ich sollte mich für ein Meeting, das digital ist, genau gleich anziehen wie für ein Meeting, das ich von Angesicht zu Angesicht mit anderen halten würde. Allgemeine Tipps, wie es genau aussehen sollte, gibt es ja nicht. Das kommt ganz stark darauf an, in welcher Branche du arbeitest und wie du dich normalerweise kleidest. Und auch wenn es verlockend ist in einer Jogginghose dazusitzen, solltest du das vermeiden. Denn es passiert immer wieder, dass du irgendwann während des Meetings plötzlich aufstehen musst und dann macht es einfach keinen guten Eindruck, wenn alle sehen, dass du nur oben rum schick und unten rum äh bist.

Wir haben jetzt also einen ordentlichen aufgeräumten Hintergrund, sind selber angemessen angezogen. Kommen wir zu den Kameras. Ich empfehle immer eine separate Webcam zu verwenden, weil ich die besser positionieren kann. Es ist schmeichelhafter, wenn das Videobild auf Augenhöhe ist oder auch leicht über Augenhöhe platziert ist. Das klappt bei einem Laptop selten. Falls ich doch die Laptop-Kamera verwende, sollte ich darauf achten, dass ich dann auch in den Laptop-Bildschirm hineinschaue. Denn wenn mein Laptop rechts von mir steht und ich schaue auf einen separaten Monitor, der gerade vor mir ist, dann sehen die Teilnehmer die ganze Zeit nur mein Profil. Hinter mir sollte dann auch keine sonderlich helle Lichtquelle sein. Also weder eine Lampe, die während des Meetings an sein wird, noch ein Fenster. Ich hatte mal einen Fall, da hat ein Meeting-Teilnehmer ein Fenster hinter sich gehabt. Und während wir das Meeting hatten, das ging über zwei Stunden, kam plötzlich die Sonne in das Fenster und es wurde immer heller und immer heller und der Teilnehmer wurde immer dunkler und immer dunkler. Denn das ist, was die Kamera macht.

Also wenn ihr testet, überlegt euch auch gleich, ob sich die Lichtsituation deutlich verändert wird in eurem Raum und was das dann bedeutet. So, wir haben jetzt sichergestellt, dass wir ordentlich zu hören sind, dass wir ordentlich zu sehen sind. Als nächstes sollten wir unbedingt üben, den Bildschirm zu teilen. Hier gibt es den Unterschied, dass wir entweder einzelne Applikationen teilen können oder den kompletten Desktop. Beim kompletten Desktop gibt es natürlich alle möglichen Fallstricke, die man verhindern sollte. Trotzdem ist das oft die einfachste Variante.

Ich selber habe da ein absolutes Luxusproblem, ich verwende einen neuen 49-Zoll-Monitor. Und das sorgt dafür, dass wenn ich ihn nicht kleiner einstelle und meinen Desktop teile, die anderen Probleme haben etwas zu erkennen, weil einfach die Auflösung umgerechnet wird und dann alles winzig ist. Ansonsten sollte ich mir, wenn ich meinen kompletten Desktop teile, auch immer überlegen, ob es irgendwelche Pop-ups gibt, die plötzlich aufgehen. Bei einer ehemaligen Führungskraft von mir kam mitten während eines Kundenmeetings eine Spam-E-Mail rein, die hochgeploppt ist, weil sie als wichtig markiert war. Und die hat damit geworben, dass es eine Vergrößerung bestimmter Teile gibt. Das war zu dem Zeitpunkt so unglaublich peinlich, hat aber natürlich auch das Eis gebrochen. Also ihr könnt sowas gerne absichtlich planen, unabsichtlich ist es aber ziemlich doof.

Jetzt sollte ich mich einfach einmal in ein Meeting einwählen. Dazu ist es am einfachsten, wenn ich zwei Computer verwende, mich auf dem einen als Host, also als Gastgeber einwähle und dann auf dem zweiten herausfinde, wie es ist, mich als Teilnehmer einzuwählen. Das ist auch dann wichtig, wenn ich anderen helfen möchte. Also ich sollte wissen: was muss ein Teilnehmer machen, um am Meeting teilnehmen zu können? Hierzu gehört zum Beispiel auch, dass bei Zoom immer der Gastgeber, also der Host des Meetings, die Teilnehmer autorisieren muss reinzukommen. Und da schadet es nicht, wenn ich genau weiß, wo die Meldung aufkommt und was ich dann zu tun habe. Falls ich das Meeting mit Personen aus anderen Firmen mache, sollte ich davor auch abklären, ob Personen aus dieser Firma die Software überhaupt verwenden können. Bei einem Kunden von mir gibt es nur eine einzige zugelassene Software, das ist WebEx. Alle anderen sind blockiert. Und wer mit diesem Kunden arbeiten möchte, der hat dann WebEx.

Also nächstes dann noch einmal probieren, wie ich mich per Telefon in das Meeting einwählen kann. Auch hier wieder, um anderen zu helfen oder falls meine Mikrofon-Qualität zu schlecht ist, dass ich mich halt selber per Telefon einwähle. Ich sollte dann auch wissen, wie ich andere Personen stumm schalten kann, falls es zu Störgeräuschen während des Meetings kommt, weil zum Beispiel einer der Teilnehmer einen Anruf annimmt und man dann die ganze Zeit das Warteschlaufenlied hört.

Die letzten beiden Punkte, die ich noch anschauen würde, wäre: wie funktioniert der Chat genau? Und gibt es ein White-Board, das ich einschalten kann? Und wenn es ein White-Board gibt, wie funktioniert es? Und möchte ich es verwenden? Das letzte, was ich dann noch vorbereiten sollte, ist mein Umfeld. Das gilt vor allem im Home-Office. Ich sollte, wenn ich zum Beispiel kleine Kinder habe, mit ihnen klare und feste Regeln ausmachen, wann sie reinkommen dürfen und wann nicht. Meistens halten sich kleine Kinder da nicht an diese Regeln. Und ich sollte mir im Vorfeld gleich überlegen: wie werde ich reagieren, wenn das passiert? Meine Empfehlung hier wäre: souverän. Also mit klarer Stimme sagen, was los ist, dass die Kinder bitte rausgehen sollen und mich dann ganz kurz dafür entschuldigen und das Thema nicht mehr ansprechen. Wenn ich das ordentlich durchziehe, wird sich auch am Ende vermutlich niemand mehr daran erinnern. Und falls doch, dann eher positiv als negativ. Auf jeden Fall gilt es hierbei immer, Panik zu vermeiden und ruhig zu bleiben.

Als nächstes wäre da die Frage: was möchte ich am Ende des Termins erreicht haben? Bei digitalen ist das aus meiner Sicht deutlich wichtiger, dass du dich noch besser vorbereitest als bei Face-to-Face-Meetings. Als erstes solltest du dir selber klar werden, was du genau erreichen möchtest. Möchtest du ein Thema geklärt haben? Möchtest du Wissen vermitteln? Oder möchtest du die anderen einfach von deiner eigenen Großartigkeit überzeugen? Abhängig von deinem Ziel solltest du auf jeden Fall eine gut strukturierte Agenda haben, die im Vorfeld verteilt wird und die die anderen Teilnehmer dazu einlädt, Ergänzungen zu machen. Wenn ich beim Thema digitale Meetings noch nicht sehr viel Routine habe, muss ich mich auch inhaltlich deutlich besser vorbereiten, da ich auf deutlich mehr Umgebungsvariablen achten muss und dadurch ansonsten auch sehr leicht in Panik verfallen kann und einfach super aufgeregt werde, was inhaltlich nicht hilft. Wenn das Meeting wirklich wichtig ist, dann sollte ich im Vorfeld alle relevanten Passagen üben, indem ich sie per Handy oder sonstiger Kamera aufnehme, mir anschaue, mir überlege, was ich besser machen möchte und dann das Ganze nochmal mache. Und zwar so lange, bis ich mit meiner Leistung zufrieden bin. Das ist auch für weniger wichtige Meetings ein guter Tipp, wenn du am Anfang noch etwas nervöser bist, dass du wenigstens den Anfang und das Ende gut einübst.

Denn der Anfang und das Ende eines Meetings oder insgesamt eines Ereignisses sind deutlich wichtiger als der Mittelteil, wenn es darum geht, an was sich die Meeting-Teilnehmer am Ende erinnern werden. Nachlesen kann man das in dem wunderbaren Buch „Schnelles Denken, langsames Denken“ von Daniel Kahneman. Als letztes würde ich dir noch empfehlen, ein kleines Cheat-Sheet auf Papier mit einem möglichst großen Fond zu haben, also ein Zettel, auf dem draufsteht, was die für dich wichtigsten Punkte sind, auf das du immer mal wieder schauen kannst, ohne dass du es digital haben musst. Denn wenn du gerade deinen Monitor teilst, ist es schwierig, auch noch gleichzeitig deine persönlichen Notizen aufzumachen.

Als dritten Punkt möchte ich mit dir da drüber sprechen, wie man die anderen Meeting-Teilnehmer mitnehmen kann, wie man sie als nicht unterwegs verliert. Verlieren tut man Meeting-Teilnehmer in der Regel dann, wenn sie anfangen E-Mails zu prüfen oder mal kurz auf ihr Handy schauen. Das passiert besonders dann leicht, wenn die Kameras alle ausgeschaltet werden, was oft gemacht wird wegen der Bandbreite. Auch wenn das gemacht wird, würde ich immer empfehlen, am Anfang kurz die Kamera einzuschalten, damit man sich wenigstens für ein paar Minuten persönlich sieht. Das hilft eine Beziehung aufzubauen und außerdem merkt man dann auch ganz schnell, wer noch im Schlafanzug ist.

Während des Meetings kann es passieren, dass niemand etwas sagt und man sich fühlt, als ob man gegen eine Wand präsentiert. Um dann die anderen Meeting-Teilnehmer wieder einzufangen und mitzunehmen, sollte ich meinen Bildschirm teilen und offene Fragen und Wortbeiträge mitschreiben. Das hilft allen Teilnehmern zu, beim Visualisieren und sorgt dann auch dafür, dass jeder die Diskussionen verfolgen kann. Das hilft vor allem auch Menschen, die sehr stark visuell Informationen aufnehmen. Das wichtigste Instrument, um andere Teilnehmer mitzunehmen, sind für mich aber die Fragen. Es gibt das Sprichwort: wer fragt, der führt. Das ist allerdings nur dann richtig, wenn ich auch die richtigen Fragen stelle. Meine Fragen sollten also immer zu dem passen, was ich am Ende des Termins erreicht haben möchte. Wenn ich jetzt viel mit Fragen arbeite, hält das meinem Meeting-Teilnehmer involviert und verhindert, dass sie zu viel nebenbei machen.

Jetzt wird es allerdings auch schwierig. Denn wenn ich wirklich gut sein möchte, sollte ich gleichzeitig auch noch darauf achten, welche Teilnehmer wie viel sprechen, wer besonders selten etwas sagt und wen ich dann vielleicht auch mal mit einer direkten Frage ansprechen sollte, um hier wertvolle Inputs zu bekommen. Aus diesem Grund ist es dann wieder besonders wichtig, dass ich fachlich sehr gut auf meinen Termin vorbereitet bin, damit ich mehr Zeit habe, mich auf solche Variablen zu konzentrieren.

Wenn ich merke, dass ich einen Teilnehmer verloren habe, er also etwas anderes macht wie zum Beispiel seine E-Mails zu prüfen, dann sollte ich ihn zurückholen. Und zwar so, dass er keinen Gesichtsverlust zu erleiden hat. Das kann ich machen, indem ich ihm eine rhetorische Frage stelle, die er gar nicht wirklich beantworten muss, wo er bloß einmal nicken darf. Aber dadurch, dass ich ihn anspreche, merkt er, dass ich gemerkt habe, dass er etwas anderes macht. Und er wird sich mehr Mühe geben zurückzukommen. Alternativ kann ich auf die Person auch namentlich referenzieren. Man hat ein unglaublich gutes Gehör, wenn es um den eigenen Namen geht.

Nach jedem Punkt, der abgeschlossen ist, sollte ich noch einmal nachfragen, ob alle Teilnehmer das soweit verstanden haben und ob es noch Ergänzungen gibt. Wie in jedem anderen Meeting auch, sollte ich am Ende ein Protokoll verschicken, damit sich jede daran erinnert, was man gemeinsam beschlossen hat.

Als letztes möchte ich jetzt noch auf das Thema auftreten vor der Kamera eingehen. Dabei ist es wichtig, dass die wenigsten Menschen lernen müssten, wie man sich vor der Kamera anderes verhalten soll. Die meisten Menschen sollten lernen, sich vor der Kamera natürlich zu verhalten. Denn wenn ich anfange, mit monotoner Stimme zu reden, schalten auch interessierte Zuhörer sehr schnell ab. Und ich hoffe, das war jetzt nicht zu viel für dich und du bist noch bei mir.

Dasselbe gilt auch für die Körpersprache. Wenn ich in eine Kamera spreche, und man sieht bloß meinen Kopf, dann sollte ich trotzdem meine Hände bewegen, meinen ganzen Körper bewegen. Dazu gehört auch mein Gesicht, also meine Mimik. Die ist ganz entscheidend dafür, dass ich ein lebendiges Bild abgebe. Ein leichtes Lächeln vermittelt Entspanntheit. Dabei sollte ich es nicht übertreiben und kein 400-Watt-Werbelächeln aufsetzen, sondern einfach bloß freundlich meinen Gegenüber anschauen. Anschauen kann ich ihn, indem ich in die Kamera schaue. Und das ist auch ein wunderbarer Vorteil, den ich habe bei digitalen Meetings, ich kann, wenn ich in die Kamera blicke, allen anderen Meeting-Teilnehmern gleichzeitig in die Augen schauen. Das ist ansonsten unmöglich. Wenn wir gerade bei den Augen sind, es wirkt immer irritierend, wenn der Blick des Sprechers die ganze Zeit hin- und herhuscht. Deswegen, versuche nicht zu oft auf deine Notizen runterzuschauen oder beim Denken nicht die ganze Zeit nach oben zu blicken, sondern versuche, deinen Blick auf die Kamera gerichtet zu halten.

Irgendwann hat sich ein Gerücht etabliert, dass man, wenn man eine Rede oder einen Vortrag hält, egal ob vor der Kamera oder nicht, man auf gar keinen Fall die Hände bewegen sollte, sondern diese ganz ruhig sein müssen. Das ist einfach falsch. Bewege deine Hände immer möglichst natürlich. Während ich hier den Podcast für dich aufnehme, bewegen sich meine Hände ganz normal, obwohl du es nicht mal sehen kannst.

Als letzter Hinweis, wenn dich dein eigenes Videobild zu sehr ablenkt und du immer wieder darauf schaust, schalte es einfach ab. Du hast alles gemacht im Vorfeld, damit du gut aussiehst, damit dein Hintergrund gut aussieht und dass du einen ordentlichen Auftritt hast. Es bringt nichts, sich die ganze Zeit selber anzuschauen, sich Sorgen zu machen oder selbst zu kritisieren. Als wenn es dich zu sehr ablenkt, einfach ausschalten.

Ich hoffe, dass jetzt ein paar Tipps und Tricks dabei waren, die dir geholfen haben, dein nächstes digitales Meeting noch besser zu machen. Falls du noch weitere Hinweise hast, die du als besonders wichtig ansiehst, schreibe mir doch einen Kommentar auf die Website oder in den Podcast. Solltest du jetzt noch individuelle Fragen haben, schreibe mir eine Kurznachricht oder eine E-Mail. Ich werde dir dann gerne helfen. Falls dir der Podcast gefallen hat, lass mir doch gerne eine Fünf-Sterne-Bewertung da. Falls du mir noch keine Fünf-Sterne-Bewertung geben kannst, lass mich doch bitte wissen, was dir noch fehlt. Ich wünsche dir jetzt noch viele wunderbare digitale Meetings. Bleib gesund.

Ciao, dein Daniel.

Schnelles Denken – Langsames Denken von Daniel Kahnemann

Kind kommt rein beim Meeting (Youtube) 🙂

Daniel Verfasst von:

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